Janji Temu WhatsApp
1. Panduan Lengkap WhatsApp Appointment untuk Bisnis Internasional
Sebagai salah satu aplikasi seluler paling populer di dunia, WhatsApp adalah alat komunikasi yang paling umum digunakan oleh perusahaan perdagangan luar negeri dan e-commerce lintas batas. Namun, karena perbedaan waktu, banyak perusahaan tidak dapat merespons pertanyaan pelanggan secara online 24 jam sehari, dan tingkat respons yang lambat dapat mempercepat kehilangan pelanggan potensial. Fungsi WhatsApp appointment dapat secara efektif mengatasi masalah ini. Fungsi appointment memungkinkan pelanggan memilih waktu yang sesuai untuk berkomunikasi dengan perusahaan, memungkinkan perusahaan menerima informasi appointment pelanggan 24 jam sehari, memahami kebutuhan pelanggan sebelumnya, menyiapkan solusi secara terarah, serta meningkatkan retensi dan kepuasan pelanggan. Artikel ini akan menjelaskan secara detail cara mengatur WhatsApp appointment, serta cara meningkatkan efektivitas WhatsApp appointment dan mendorong konversi penjualan perusahaan.
1.1. Keunggulan WhatsApp Appointment Booking
1.1.1. Mengurangi churn pelanggan
Ketika pelanggan berkonsultasi di luar jam kerja, proses WhatsApp appointment secara otomatis memajukan interaksi dengan pelanggan dan mengumpulkan informasi appointment mereka. Hal ini memungkinkan karyawan untuk langsung memeriksa informasi appointment pelanggan selama jam kerja dan segera menghubungi pelanggan, sehingga secara efektif menghindari churn pelanggan dan meningkatkan retensi pelanggan.
1.1.2. Memahami kebutuhan pelanggan sebelumnya
Jika fungsi WhatsApp appointment diatur dengan benar, karyawan perusahaan dapat mengklarifikasi kebutuhan spesifik pelanggan sebelum komunikasi formal, seperti jumlah dan jenis produk yang diharapkan dibeli pelanggan. Ini akan membantu perusahaan lebih baik memperkenalkan produk atau fungsi berdasarkan kebutuhan pengguna, sehingga meningkatkan efisiensi komunikasi.
1.1.3. Meningkatkan efisiensi komunikasi
Melalui fungsi WhatsApp appointment, pelanggan dapat memilih waktu yang paling sesuai untuk membuat janji sesuai kebutuhan mereka, dan perusahaan dapat secara proaktif menghubungi pelanggan sesuai waktu yang mereka tentukan, menghindari mengganggu pelanggan pada waktu yang tidak tepat. Pengaturan ini tidak hanya menghormati waktu pelanggan tetapi juga membuat layanan perusahaan lebih efisien.
1.2. Cara Mengatur Fungsi WhatsApp Appointment
1.2.1. Mengatur WhatsApp appointment melalui proses otomatisasi
1.2.1.1. Mengajukan akun WhatsApp Business API
Prasyarat untuk menggunakan fungsi WhatsApp appointment adalah mengajukan akun WhatsApp Business API. Operasi yang erat terkait dengan fungsi appointment, seperti WhatsApp Flow dan WhatsApp Automation, perlu diimplementasikan melalui WhatsApp API.
Untuk informasi lebih lanjut tentang cara mengajukan akun API, silakan merujuk artikel ini: Pengenalan WhatsApp Business API: Analisis lengkap fitur, biaya, dan metode aplikasi
1.2.1.2. Mengintegrasikan akun WhatsApp Business API ke platform SaleSmartly
Karena WhatsApp sendiri tidak secara langsung memiliki fungsi appointment, perusahaan dapat mengintegrasikan akun WhatsApp Business API ke platform SaleSmartly dan menggunakan proses otomatisasinya untuk mengimplementasikan fungsi WhatsApp appointment.
Selain itu, SaleSmartly mendukung agregasi beberapa akun WhatsApp. Perusahaan dapat menerima informasi appointment dari berbagai akun WhatsApp melalui satu platform, sehingga mengalokasikan sumber daya layanan pelanggan lebih efisien dan merespons kebutuhan pelanggan WhatsApp appointment dengan cepat.
1.2.1.3. Mengatur otomatisasi
Untuk memungkinkan pelanggan berhasil membuat janji di WhatsApp, perusahaan dapat mengatur proses otomatisasi. Proses otomatisasi terhubung secara otomatis selama waktu istirahat karyawan perusahaan untuk mengumpulkan informasi appointment pelanggan.
Berikut adalah contoh pengaturan proses otomatisasi untuk perusahaan perdagangan luar negeri kendaraan energi baru. Perusahaan dapat menyesuaikan kebutuhan bisnisnya sendiri berdasarkan ide otomatisasi ini:
1. Membuat balasan otomatis di luar jam kerja
Atur aturan balasan otomatis untuk layanan pelanggan di luar jam kerja. Ketika pelanggan memulai pertanyaan selama waktu ini, sistem akan secara otomatis mengirim opsi waktu appointment untuk memandu pelanggan menyelesaikan appointment.
2. Mengatur konten balasan otomatis
Ketika pelanggan mengirim pesan di luar jam kerja yang ditentukan di atas, pesan balasan otomatis dapat diatur untuk memberi tahu pengguna bahwa bisnis sedang tutup.
Contoh konten balasan otomatis: "Halo, terima kasih atas perhatian Anda. Tim kami sedang tidak bertugas, tetapi kami tetap menantikan untuk melayani Anda! Anda dapat memilih kebutuhan Anda sesuai tombol di bawah untuk membuat janji. Tim kami akan menghubungi Anda dalam satu hari kerja sesuai janji Anda. Harap perhatikan!"
3. Mengumpulkan informasi pelanggan berdasarkan kebutuhan
Bagian ini dapat diatur berdasarkan informasi pelanggan yang perlu dikumpulkan perusahaan untuk produknya. Misalnya, perusahaan perdagangan luar negeri kendaraan energi baru perlu mengumpulkan informasi kunci seperti jenis kendaraan yang ingin dibeli, jumlah pembelian yang diharapkan, lokasi pengiriman target, dan waktu pengiriman yang diharapkan untuk memahami kebutuhan pelanggan sebelumnya. Perusahaan dapat menyesuaikan bidang pengumpulan informasi berdasarkan produk mereka.
Catatan: Karena pembatasan resmi dari Meta, tombol appointment hanya dapat mengirim maksimal tiga opsi kepada pengguna. Oleh karena itu, saat mengatur opsi yang diperlukan, disarankan untuk menyampaikan kebutuhan pelanggan dengan jelas melalui tiga tombol untuk memudahkan pemilihan pelanggan.
4. Meminta waktu appointment dari pengguna
Setelah mengumpulkan kebutuhan pengguna, pelanggan harus dipandu untuk memilih waktu appointment spesifik untuk memudahkan karyawan perusahaan mengatur waktu menghubungi pelanggan. Perusahaan dapat mengatur periode opsional setiap jam mulai dari jam kerja karyawan untuk pelanggan memilih waktu komunikasi yang sesuai.
5. Mengonfirmasi dengan pengguna bahwa informasi reservasi telah diterima
Ketika pelanggan memilih waktu appointment, sistem harus secara otomatis mengirim pesan konfirmasi untuk memastikan pelanggan tahu bahwa appointment telah berhasil dikirim. Contoh pesan "Terima kasih atas appointment Anda! Kami akan melayani Anda dalam satu hari kerja, harap perhatikan!"
1.2.2. Menulis kode menggunakan WhatsApp Flow
Perusahaan juga dapat menggunakan Flow API resmi Meta untuk membuat WhatsApp appointment. Fitur ini juga memerlukan pengajuan akun WhatsApp Business API. Setelah aplikasi berhasil, perusahaan dapat membuat proses WhatsApp appointment dengan mengedit kode JSON dari proses Flows. Metode ini lebih cocok untuk perusahaan yang ingin mengatur seluruh proses WhatsApp appointment sendiri.
1.3. Cara Meningkatkan Efektivitas WhatsApp Appointment
1.3.1. Mengatur mekanisme umpan balik pelanggan
Setelah pelanggan menyelesaikan appointment, perusahaan dapat menambahkan proses undangan ulasan untuk mengundang pelanggan memberikan umpan balik tentang seluruh pengalaman appointment, yang dapat membantu perusahaan terus mengoptimalkan kualitas layanan WhatsApp appointment.
1.3.2. Mengatur pesan appointment yang dipersonalisasi
Untuk meningkatkan partisipasi pelanggan, elemen yang dipersonalisasi seperti variabel sistem seperti nama pengguna dapat disisipkan saat mengonfirmasi informasi appointment.
Misalnya, di platform SaleSmartly, Anda dapat mengatur pesan otomatis:
<span data-type="text" style="font-size: 14pt;">"{{NAME}}，Terima kasih atas appointment Anda! Kami akan melayani Anda dalam satu hari kerja, jadi tetap pantau!"</span>
Ketika dipicu, akan secara otomatis diganti dengan nama WhatsApp pelanggan, memberikan pengalaman layanan yang lebih dipersonalisasi kepada pelanggan.
1.3.3. Memberi label pengguna yang membuat appointment di WhatsApp
Untuk memudahkan karyawan perusahaan merespons dengan cepat pelanggan yang telah membuat appointment di WhatsApp ketika mereka bekerja keesokan harinya setelah pelanggan menyelesaikan seluruh proses appointment, perusahaan dapat menambahkan pemicu kondisi otomatis untuk memberi label pelanggan yang telah membuat appointment sebagai "pelanggan appointment" dan mengklasifikasikan pelanggan.
Setelah bekerja, karyawan perusahaan dapat langsung memfilter label pengunjung sebagai Pelanggan Appointment di Obrolan Online - Filter - untuk memudahkan karyawan perusahaan merespons konsultasi appointment WhatsApp pelanggan secepat mungkin.
1.4. Bacaan Lebih Lanjut
Pengenalan WhatsApp Business API: Fitur, Harga, dan Metode Aplikasi (salesmartly.com)
Bagaimana mengoperasikan domain pribadi melalui WhatsApp? (salesmartly.com)
